Proces retencji danych osobowych opisują dwie wielkości, z których pierwsza to delegacja uprawniająca do przetwarzania danych osobowych, a wynikająca z przepisów prawa, a druga to okres, przez jaki dane osobowe mogą być w organizacji przechowywane. Retencja danych, jako jeden z najważniejszych aspektów przetwarzania danych osobowych, wymaga od organizacji (administratora danych) określenia, jak długo przedmiotowe dane będą przechowywane, jeszcze przed realnym rozpoczęciem procesu ich pozyskania i przetwarzania.
Brak ustalenie odpowiedniego okresu retencji danych osobowych, a w konsekwencji nieprzestrzeganie terminów przechowywania tych danych prowadzi, nie tylko do naruszenia ochrony danych osobowych, ale także do złamania prawa, którego konsekwencjami mogą być sankcje finansowe lub nawet sankcje karne. Właściwe zarządzanie retencją danych osobowych jest więc niezbędne, nie tylko w kontekście zapewnienia zgodności podejmowanych działań z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, ale także w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób, których dane organizacja (administrator danych) przetwarza.
Retencja danych osobowych to kluczowy element zarządzania danymi w organizacji, obejmujący określenie maksymalnego czasu przechowywania danych oraz ich bezpieczne usunięcie po upływie tego okresu.
Dwa kluczowe aspekty retencji danych:
✅ Uprawnienie do przetwarzania – organizacja musi posiadać podstawę prawną do przechowywania danych, wynikającą z przepisów prawa lub uzasadnionego celu biznesowego.
✅ Okres przechowywania – dane mogą być przetwarzane tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
Brak odpowiedniego zarządzania retencją danych może prowadzić do naruszenia RODO, a w konsekwencji do sankcji finansowych i problemów prawnych. Ponadto przechowywanie zbędnych danych zwiększa ryzyko wycieku i naruszeń ochrony danych.
Jak określić okres retencji danych osobowych?
Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. e RODO, dane osobowe mogą być przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały pozyskane.
Wyjątki od tej zasady obejmują sytuacje, w których dane mogą być przechowywane dłużej, np.:
✅ Obowiązki wynikające z przepisów prawa – np. okres przechowywania dokumentów księgowych, akt pracowniczych, dokumentacji medycznej.
✅ Cele archiwalne i statystyczne – pod warunkiem wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń, np. anonimizacji danych.
✅ Interes publiczny – np. przechowywanie danych związanych z bezpieczeństwem narodowym, epidemiologią lub dochodzeniami administracyjnymi.
✅ Uzasadniony cel biznesowy – np. przechowywanie danych klientów w celu zapewnienia obsługi posprzedażowej lub zgodnie z okresem przedawnienia roszczeń.
Jak skutecznie zarządzać retencją danych?
✅ Identyfikacja przetwarzanych danych – określenie, jakie dane organizacja przetwarza i w jakim celu.
✅ Analiza podstaw prawnych – ocena, jakie przepisy regulują przechowywanie danych w danym sektorze.
✅ Zdefiniowanie okresów retencji – określenie maksymalnego czasu przechowywania dla poszczególnych kategorii danych.
✅ Wdrożenie procedur usuwania i anonimizacji – zapewnienie zgodnego z prawem procesu niszczenia danych po upływie okresu przechowywania.
Jak informować podmioty danych o okresie przechowywania ich danych?
Zgodnie z art. 13 i 14 RODO, administrator ma obowiązek informowania osób, których dane przetwarza, o okresie przechowywania ich danych.
Najczęściej informacje te znajdują się w:
✅ Polityce prywatności organizacji,
✅ Regulaminach i klauzulach informacyjnych przy zbieraniu danych,
✅ Dokumentacji wewnętrznej dotyczącej przetwarzania danych.
Transparentność przetwarzania danych jest kluczowa! Organizacja powinna stosować spójne zasady informowania o retencji danych we wszystkich dokumentach związanych z ochroną prywatności.
Jak skutecznie usuwać dane osobowe?
Po upływie okresu retencji dane powinny zostać bezpiecznie usunięte lub zanonimizowane, aby nie było możliwe ich dalsze przetwarzanie.
Metody usuwania danych:
✅ Automatyczne usuwanie – konfiguracja systemów IT umożliwiająca automatyczne usuwanie danych po upływie określonego czasu.
✅ Manualne usuwanie – okresowe przeglądy baz danych i dokumentacji papierowej.
✅ Fizyczne niszczenie dokumentów – bezpieczna likwidacja akt zawierających dane osobowe, np. poprzez profesjonalne niszczarki lub usługi utylizacji dokumentów.
✅ Bezpieczna likwidacja sprzętu i nośników danych – niszczenie dysków twardych, pendrive’ów, płyt CD/DVD w sposób uniemożliwiający odzyskanie danych.
✅ Anonimizacja – jeśli organizacja chce zachować dane do celów analitycznych, powinna usunąć wszelkie identyfikatory osobowe.
✅ Wdrożenie procedur zarządzania retencją w systemach IT:
- Umożliwia automatyczne usuwanie przeterminowanych danych,
- Minimalizuje ryzyko ludzkich błędów,
- Zapewnia zgodność z przepisami i eliminację zbędnych danych,
- Poprawia bezpieczeństwo organizacji, ograniczając ryzyko naruszeń.
Organizacje korzystające z wielu systemów IT powinny wdrożyć automatyczny proces retencji, aby skutecznie zarządzać terminami przechowywania danych i unikać gromadzenia zbędnych informacji.
Podsumowanie – dlaczego skuteczne zarządzanie retencją danych jest tak ważne?
✅ Zgodność z przepisami RODO – dane mogą być przechowywane tylko przez czas niezbędny do realizacji celu przetwarzania.
✅ Transparentność – podmioty danych muszą być informowane o okresie przechowywania ich danych.
✅ Bezpieczeństwo informacji – organizacja powinna wdrożyć skuteczne mechanizmy ochrony danych i unikać ich niekontrolowanego gromadzenia.
✅ Regularne przeglądy – okresowa analiza i aktualizacja polityki retencji zapobiega przechowywaniu danych dłużej niż jest to konieczne.
✅ Skuteczne usuwanie danych – wdrożenie procedur umożliwiających zgodne z prawem niszczenie zbędnych informacji.
Efektywna polityka retencji danych pozwala organizacji:
- Zminimalizować ryzyko prawne i uniknąć kar za nieuprawnione przechowywanie danych,
- Ograniczyć ryzyko wycieku i utraty danych,
- Zoptymalizować koszty przechowywania i zarządzania danymi,
- Usprawnić działanie systemów IT, eliminując zbędne informacje,
- Budować zaufanie klientów poprzez transparentne podejście do ochrony prywatności.
Chcesz wdrożyć skuteczny proces retencji danych w swojej organizacji?
Skontaktuj się z nami – pomożemy w dostosowaniu polityki retencji do wymogów RODO oraz wprowadzeniu rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających pełną zgodność z przepisami!