Retencja danych osobowych to kluczowy proces zarządzania okresem przechowywania danych w organizacji (administratorze danych). Dotyczy on nie tylko dokumentów w wersji papierowej, ale przede wszystkim zasobów informatycznych, w których dane osobowe są przetwarzane.
Proces ten obejmuje także zarządzanie uprawnieniami, określając zakres dostępu i przetwarzania danych osobowych. Kluczowym celem retencji jest wdrożenie mechanizmów weryfikujących, czy i jak długo dane osobowe mogą być przechowywane, w kontekście realizacji celów biznesowych, dla których zostały pozyskane. Dodatkowo, okres przechowywania danych może być określony na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
Manualna czy zautomatyzowana retencja danych?
Proces retencji danych osobowych może być realizowany na dwa sposoby:
✅ Manualnie – ręczna kontrola terminów przechowywania i usuwania danych, co jest czasochłonne i podatne na błędy.
✅ Zautomatyzowanie – wykorzystanie systemów informatycznych do automatycznego monitorowania okresów retencji i usuwania danych.
Systemy informatyczne powinny umożliwiać:
✅ Określenie indywidualnych okresów retencji dla różnych kategorii danych,
✅ Automatyczne usuwanie danych po upływie okresu przechowywania,
✅ Integrację z innymi systemami, aby skutecznie zarządzać danymi w całej organizacji.
W przypadku organizacji korzystających z wielu systemów IT oraz skomplikowanych przepływów danych, wdrożenie zautomatyzowanego procesu retencji jest wyzwaniem. Warto w tym zakresie skorzystać ze wsparcia specjalistycznych firm zewnętrznych.
Jak wdrożyć zautomatyzowany proces retencji danych osobowych?
Wdrożenie automatycznej retencji danych wymaga szeregu działań analitycznych i technologicznych. Kluczowe etapy to:
1. Analiza obecnych procedur retencji danych
✅ Ocena stosowanych polityk i procesów przechowywania danych.
2. Weryfikacja przetwarzania danych w zasobach IT
✅ Identyfikacja, gdzie i jak przechowywane są dane osobowe.
3. Analiza systemów informatycznych
✅ Ocena wdrożonych oraz możliwych do wdrożenia automatycznych modułów retencji.
4. Przegląd kopii zapasowych
✅ Weryfikacja wpływu archiwizacji na retencję i możliwości usuwania danych.
5. Audyt procedur retencji
✅ Identyfikacja luk i propozycja ich usprawnienia.
6. Projektowanie i wdrożenie automatyzacji
✅ Opracowanie koncepcji zautomatyzowanego procesu retencji dostosowanego do specyfiki organizacji.
Korzyści z automatyzacji procesu retencji danych
✅ Zgodność z RODO – automatyczne monitorowanie i usuwanie danych zgodnie z przepisami.
✅ Minimalizacja ryzyka naruszeń – ograniczenie ilości przechowywanych danych zmniejsza ryzyko wycieku.
✅ Optymalizacja kosztów – redukcja kosztów przechowywania i zarządzania zbędnymi danymi.
✅ Lepsza kontrola nad danymi – przejrzystość w zarządzaniu cyklem życia danych osobowych.
✅ Automatyczne raportowanie i audyt – możliwość generowania raportów zgodności i automatycznej archiwizacji.
Podsumowanie – dlaczego warto wdrożyć automatyzację retencji danych?
✅ Automatyzacja retencji danych osobowych zapewnia zgodność z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz innymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
✅ Efektywne zarządzanie cyklem życia danych pozwala na optymalne wykorzystanie zasobów IT i minimalizację ryzyka naruszeń.
✅ Dostosowanie do specyfiki organizacji umożliwia skuteczne zarządzanie procesami biznesowymi i danymi osobowymi.