Przechowywanie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy. Obejmuje m.in. akta osobowe, listy płac i ewidencję czasu pracy. W zależności od daty zatrudnienia, dokumenty te muszą być archiwizowane przez 10 lub 50 lat. Czy można je przechowywać elektronicznie? Jakie są kary za nieprzestrzeganie przepisów? Sprawdź kluczowe informacje dotyczące przechowywania akt pracowniczych i ochrony danych zgodnie z RODO.
Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej
Każdy pracodawca ma prawny obowiązek prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia. Ma to kluczowe znaczenie zarówno dla firmy, jak i pracowników. Dokumentacja obejmuje:
✅ Akta osobowe – umowy o pracę, aneksy, świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje.
✅ Listy płac i dokumenty wynagrodzeniowe – potwierdzenie wypłat, składki ZUS.
✅ Ewidencję czasu pracy – rejestr nadgodzin, urlopów, zwolnień.
✅ Dokumentację ubezpieczeniową – zgłoszenia do ZUS, PIT-y.
✅ Inne dokumenty związane z zatrudnieniem – np. regulaminy, wnioski kadrowe.
Pracodawca musi zapewnić ich bezpieczeństwo i zgodność z RODO.
Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?
Akta osobowe
Okres przechowywania dokumentacji zależy od daty zatrudnienia:
✅ Po 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od zakończenia stosunku pracy.
✅ Między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. – 10 lat, ale tylko jeśli pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny (brak raportu = 50 lat).
✅ Przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat.
Dokumenty płacowe i ubezpieczeniowe
✅ 10 lat od momentu ich sporządzenia – w celu rozliczeń podatkowych i emerytalnych.
Ewidencja czasu pracy
✅ 3 lata – dla ewentualnych roszczeń dotyczących wynagrodzeń, nadgodzin i urlopów.
Bezpieczne przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Aby uniknąć ryzyka wycieku danych i naruszenia RODO, dokumenty należy archiwizować zgodnie z przepisami.
✅ Dokumenty papierowe – powinny być przechowywane w zamykanych archiwach, zabezpieczonych przed nieuprawnionym dostępem.
✅ Dokumenty elektroniczne – muszą być przechowywane na zabezpieczonych serwerach z szyfrowaniem danych i regularnymi kopiami zapasowymi.
✅ Dostęp do dokumentów – tylko dla osób upoważnionych.
✅ Utylizacja po zakończeniu okresu przechowywania – zgodna z wymogami prawnymi.
✅ Brak odpowiednich zabezpieczeń może prowadzić do naruszenia RODO i wysokich kar finansowych!
Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów
Nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji pracowniczej może mieć poważne skutki:
✅ Kary finansowe – Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) oraz Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) mogą nałożyć wysokie grzywny.
✅ Problemy z ZUS i Urzędem Skarbowym – brak dokumentacji może utrudnić rozliczenia podatkowe i ustalenie wysokości emerytury pracownika.
✅ Roszczenia pracowników – zagubione lub zniszczone dokumenty mogą skutkować sporami sądowymi.
Przestrzeganie zasad przechowywania akt to obowiązek, który chroni zarówno pracodawcę, jak i pracowników.
Podsumowanie – jak bezpiecznie przechowywać dokumentację pracowniczą?
✅ Akta osobowe przechowuje się przez 10 lub 50 lat, zależnie od daty zatrudnienia.
✅ Dokumenty płacowe i ubezpieczeniowe muszą być archiwizowane przez 10 lat.
✅ Ewidencję czasu pracy przechowuje się przez 3 lata.
✅ Pracodawca musi zabezpieczyć dokumenty zgodnie z RODO, aby uniknąć naruszeń danych i kar finansowych.
✅ Nieprzestrzeganie przepisów może skutkować grzywnami, problemami z ZUS oraz roszczeniami pracowników.
Chcesz zapewnić swojej firmie zgodne z prawem i bezpieczne przechowywanie dokumentacji pracowniczej? Skontaktuj się z M3M – eksperci od ochrony danych pomogą Ci wdrożyć skuteczne rozwiązania!