Retencja danych oznacza określenie maksymalnego czasu przechowywania danych osobowych przez organizacje zgodnie z RODO, przepisami krajowymi oraz regulacjami branżowymi. Dane identyfikacyjne, finansowe, telekomunikacyjne i transakcyjne mają różne okresy retencji – od kilku miesięcy do nawet 50 lat. Nieprzestrzeganie zasad retencji grozi wysokimi karami finansowymi oraz roszczeniami cywilnymi.
Jakie dane podlegają retencji i jak długo należy je przechowywać?
1. Dane osobowe
✅ Dane klientów (np. e-commerce, sklepy online, firmy usługowe) – do 5 lat od zakończenia współpracy lub ostatniej transakcji.
✅ Dane marketingowe – do momentu wycofania zgody przez użytkownika.
✅ Dokumentacja pracownicza (akta osobowe) – 10 lub 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia.
2. Dane telekomunikacyjne
✅ Dane o połączeniach i lokalizacji użytkowników – przechowywane do 12 miesięcy, a potem usuwane, chyba że są niezbędne w postępowaniach karnych.
3. Dane finansowe i podatkowe
✅ Dokumentacja księgowa i podatkowa – 5 lat (zgodnie z ustawą o rachunkowości).
✅ Dane transakcyjne kartą płatniczą – 3 lata.
✅ Dane związane z wynagrodzeniem i ZUS – 10 lat.
Dane powinny być przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne, a po upływie okresu retencji usuwane lub anonimizowane.
Zasady retencji danych zgodnie z RODO
RODO wymaga, aby dane osobowe były przechowywane tylko przez okres niezbędny do realizacji określonych celów. Organizacje muszą:
✅ Określić okresy retencji dla różnych kategorii danych i umieścić je w polityce prywatności.
✅ Zapewnić zgodność z zasadą minimalizacji danych, czyli nie przechowywać ich dłużej niż konieczne.
✅ Po zakończeniu okresu retencji – dane muszą być usunięte lub zanonimizowane.
Nieprzestrzeganie zasad retencji może skutkować karami administracyjnymi nałożonymi przez UODO (Urząd Ochrony Danych Osobowych) oraz ryzykiem roszczeń cywilnych.
Jak skutecznie zarządzać retencją danych?
✅ Tworzenie polityki retencji danych – określenie czasu przechowywania dla różnych typów informacji.
✅ Automatyzacja procesu usuwania danych – wdrożenie narzędzi do automatycznego kasowania lub anonimizacji danych po zakończeniu okresu retencji.
✅ Regularny audyt zgodności z RODO – cykliczne przeglądy polityki retencji i weryfikacja, czy organizacja przestrzega zasad przechowywania danych.
✅ Nowoczesne narzędzia, takie jak BIG ID i Ground Labs, pozwalają na skuteczne zarządzanie retencją danych, automatyzację procesów usuwania oraz zapewnienie pełnej zgodności z przepisami.
Podsumowanie – jak długo przechowywać dane i dlaczego to ważne?
✅ Dane osobowe klientów – do 5 lat, a marketingowe do wycofania zgody.
✅ Dane telekomunikacyjne – 12 miesięcy, potem usunięcie.
✅ Dokumentacja finansowa i księgowa – 5 lat, dane transakcyjne 3 lata.
✅ Akta osobowe pracowników – 10 lub 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia.
✅ RODO wymaga, aby organizacje usuwały lub anonimizowały dane po upływie okresu retencji.
✅ Automatyzacja i systemy do zarządzania retencją pomagają uniknąć kar oraz zapewnić zgodność z przepisami.
Chcesz skutecznie zarządzać danymi w swojej firmie i uniknąć kar za nieprawidłową retencję? Skontaktuj się z M3M – pomożemy Ci wdrożyć systemy zgodne z RODO i zoptymalizować zarządzanie danymi!