RODO obowiązuje wszystkie firmy, niezależnie od ich wielkości - także mikroprzedsiębiorstwa i jednoosobowe działalności.Głównym kryterium nie jest liczba pracowników, lecz charakter i ryzyko przetwarzania danych. Małe firmy mogą być zwolnione z niektórych obowiązków, jeśli przetwarzają dane w sposób ograniczony i niskiego ryzyka. Jednak nawet najmniejsze podmioty muszą wdrożyć odpowiednie środki ochrony danych. Wymogi RODO są więc proporcjonalne do skali i ryzyka, a nie wielkości organizacji.
RODO a wielkość firmy - brak progu minimalnego
Wbrew powszechnym mitom, RODO nie wprowadza żadnego progu minimalnego zatrudnienia, od którego zaczynają obowiązywać jego przepisy. To oznacza, że również najmniejsze firmy, w tym osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, są zobowiązane do przestrzegania zasad ochrony danych osobowych, jeśli tylko przetwarzają dane klientów, pracowników czy kontrahentów.
Podejście oparte na ryzyku
RODO działa w oparciu o zasadę podejścia opartego na ryzyku. To nie liczba pracowników, lecz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania danych oraz poziom ryzyka dla osób, których dane dotyczą, decydują o tym, jakie obowiązki należy wdrożyć.
Na przykład: jeśli prowadzisz mały sklep internetowy i zbierasz dane klientów do wysyłki zamówień - podlegasz RODO. Jeśli przetwarzasz dane wrażliwe (np. zdrowotne), zakres obowiązków może być szerszy - niezależnie od tego, że jesteś małą firmą.
Czy są jakieś wyjątki?
Tak, ale dotyczą konkretnych obowiązków, a nie całego rozporządzenia. Przykład: art. 30 ust. 5 RODO przewiduje, że firmy zatrudniające mniej niż 250 osób mogą być zwolnione z obowiązku prowadzenia rejestru czynności przetwarzania, jeśli:
✅ przetwarzanie nie stwarza ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych,
✅ ma charakter sporadyczny,
✅ nie obejmuje danych wrażliwych ani danych karnych.
Podsumowanie
RODO nie określa minimalnej wielkości firmy - jego przepisy obowiązują wszystkie podmioty, które przetwarzają dane osobowe. Nawet najmniejsze działalności gospodarcze muszą spełniać wymogi, jeśli gromadzą dane klientów, pracowników czy kontrahentów. Najważniejsze jest nie to, ilu pracowników ma firma, ale jakie dane przetwarza i jakie wiąże się z tym ryzyko. Małe firmy mogą być częściowo zwolnione z niektórych obowiązków, ale nie z całego rozporządzenia. Ochrona danych to obowiązek każdej firmy działającej na terenie UE.